Home office: como organizar sua mesa de trabalho
Como diz o ditado, “uma mesa desordenada é sinal de uma mente desordenada”.
Sendo assim, manter seu espaço de trabalho limpo e organizado pode ter um grande efeito na sua produtividade, concentração e capacidade de encontrar tudo o que você precisa.
Você pode se surpreender com a eficiência com que poderá trabalhar depois de limpar uma mesa velha.
Tudo o que você precisa é de um pouco de tempo, disciplina para jogar fora itens desnecessários e um sistema para garantir que tudo esteja em seu devido lugar.
Independentemente de suas preferências ou inclinações, sua estação de trabalho deve ser configurada para o melhor gerenciamento de tempo, produtividade e, sim, conforto.
Afinal, se você trabalha em um pequeno espaço ou em um escritório particular, pode passar mais tempo em sua mesa do que em sua própria cama.
Se você está frequentemente sobrecarregado por arquivos desordenados, pilhas de papelada e desordem geral, nada melhor do que fazer algo a respeito hoje mesmo.
Por isso, confira as 7 dicas que separamos para te ajudar em como organizar mesa de trabalho.
1. Faça uma triagem de suas coisas
Sua área de trabalho física é um imóvel de primeira, e você provavelmente não precisa da metade das coisas que estão ocupando um espaço valioso.
Aqui está um método para selecionar suas coisas:
Na segunda-feira de manhã, remova itens não essenciais da sua área de trabalho e coloque-os no chão.
À medida que você estiver ocupado trabalhando, coloque de volta em sua mesa apenas o que você precisa para concluir cada tarefa.
No final da semana, encontre um novo lar para qualquer coisa que ainda esteja no chão – uma gaveta, armário de suprimentos ou até mesmo a lixeira.
Há coisas que você traz para o trabalho todos os dias que precisam ir para algum lugar.
No entanto, em vez de jogar sua bolsa, carteira, telefone ou chaves em sua mesa – para apenas atrapalhar o dia todo – designe uma área específica para os objetos necessários, mas muitas vezes desorganizados.
Melhor ainda, sempre que possível, mantenha seu telefone fora de vista e você reduzirá a quantidade de distração que você experimenta em sua mesa.
2. Use um arquivo
Uma das principais razões pelas quais as mesas ficam lotadas e caóticas é porque não temos espaço de armazenamento para nossos pertences ou ferramentas.
Se a sua mesa não vem com gavetas ou espaço de armazenamento, isso não significa que você precisa encher tudo no espaço da mesa.
Uma das melhores maneiras de organizar sua mesa de escritório é manter as coisas simples, afinal.
Você deve investir em um armário de arquivamento de qualidade projetado para ser fácil de usar e navegar.
3. Experimente uma bandeja de cabos
Outra razão principal pela qual as mesas ficam lotadas e bagunçadas é um emaranhado de fios vindo de diferentes dispositivos. Na era digital, é quase impossível não usar fios para começar.
Afinal, seu computador funciona com eletricidade e você pode ter outros acessórios de mesa que também consomem energia.
É quando você deve tentar trabalhar com uma bandeja de cabos.
É um bom item para você organizar sua mesa de computador. Uma bandeja de cabos bem feita é uma maneira barata de gerenciar todos os seus cabos e mantê-los longe do seu espaço de trabalho.
Se seus cabos estiverem fora do caminho, você deve descobrir que tem uma cabeça muito mais clara e que fica mais fácil para você trabalhar e se manter organizado.
4. Adote divisórias de gaveta e rotule o que puder
As gavetas podem parecer úteis, mas muitas vezes podem ficar muito confusas e desorganizadas.
Se você leva a sério a organização do espaço da mesa, tente usar divisores de gaveta.
Você pode classificar suas gavetas em diferentes categorias, e isso torna muito mais fácil não perder canetas ou notas adesivas quando você precisar delas.
As etiquetas são as melhores amigas de um organizador.
Quando você mantém etiquetas em seus suprimentos, posses e materiais importantes, fica muito mais fácil saber o que é o quê. Você realmente não pode exagerar com a rotulagem.
Se você deseja maximizar a organização que a rotulagem permite, também pode coordenar as cores de seus rótulos para torná-los especialmente fáceis de seguir.
5. Faça Estações
Separar sua mesa em estações pode ser uma ótima maneira de mantê-la organizada se você tiver espaço suficiente.
Na verdade, é uma das maneiras mais eficazes de organizar o espaço da mesa de escritório.
Por exemplo, se seu trabalho envolve desenhar e trabalhar em um computador, você pode usar metade de sua mesa para desenhar e a outra metade para trabalhar no computador.
Você também pode manter separados os suprimentos relevantes para essas tarefas.
6. Migre para o digital
Você pode reduzir a desordem usando menos papel, documentos e pastas e mudando para dispositivos digitais.
Isso inclui um laptop, tablet e PC contendo todo o seu trabalho, arquivos e pastas em formato digitalizado, e você organiza os fios atrás de uma mesa.
Arquivos e papéis antigos podem ocupar muito espaço em sua mesa e em seu escritório, mas provavelmente são importantes, e é por isso que você os mantém.
Considere deixá-los ir. Você pode digitalizar o documento para criar um arquivo digital se precisar mantê-lo.
Não importa o quão organizado você seja como pessoa, pode ser complicado manter o controle de pilhas de papel.
Se você deseja organizar uma mesa de escritório, eliminar completamente o papel é uma das maneiras mais rápidas e dramáticas de manter as coisas limpas e arrumadas.
O papel está se tornando cada vez menos prático hoje, e você deve descobrir que existem muitos aplicativos e programas que você pode usar quando estiver sem papel.
É também uma forma de se tornar um espaço de trabalho mais ecológico.
Isso liberará muito espaço em gavetas e armários, oferecendo mais espaço de armazenamento do que o esperado.
Além disso, os arquivos digitais fornecem uma maneira mais fácil de pesquisar e encontrar o documento rapidamente.
Mesmo que você precise armazenar cópias físicas da papelada, talvez não precise acessá-las com frequência se armazená-las em outro lugar.
7. Adote organizadores e bandejas de mesa
As bandejas de escritório podem ser pequenas e elegantes máquinas de organização.
Se você está se perguntando como organizar sua mesa de escritório, tente usar uma pilha de bandejas de escritório.
Elas não ocupam muito espaço e podem ser uma ótima maneira de evitar que a desordem se acumule.
Além disso, você pode tentar adotar os organizadores de canetas, lápis e outros materiais de escritório que usa com frequência.
Assim, você evita que esses itens fiquem espalhados na mesa e gerem desordem.
Também coloque alguns objetos significativos – fotos, desenhos animados, citações inspiradoras ou uma estatueta de ação favorita – em sua parede, quadro de avisos ou mesa, para deixar com a sua cara.
Mas mantenha-os no mínimo, ou então sua mesa ficará muito bagunçada e possivelmente não profissional.
Benefícios de organizar a mesa de trabalho
A melhor maneira de organizar uma mesa é evitar a desordem o máximo possível. Suas gavetas, bandejas e mesa estão cheias de papéis inúteis.
Separe-os imediatamente e organize a mesa do computador.
Tire a pressão.
Você já tem o suficiente no seu prato. Você nunca perderá um documento ou arquivo quando souber, e se sentirá mais seguro e menos estressado.
Os arquivos, memorandos, relatórios e documentos de seus clientes devem ser arquivados de maneira organizada.
Certifique-se de que você ainda não tenha uma cópia em papel, o que constituiria uma duplicata ao organizar o espaço da mesa.
Aumenta a produtividade
Um funcionário procura informações em média duas horas por dia, de acordo com um estudo.
Você pode tornar seus funcionários mais produtivos e organizados implementando uma política de mesa limpa para mostrar a eles como organizar uma mesa de escritório.
Em vez disso, eles podem usar documentos eletrônicos, permitindo que eles acessem informações mais rapidamente e economizem dinheiro para sua empresa em papel, toner etc.
Aumenta a qualidade do sono a noite
A organização do seu escritório pode melhorar seu sono e estabilidade mental, aumentar seu foco e reduzir seu estresse.
Um ambiente de escritório arrumado ajuda você a relaxar e descontrair mais facilmente antes de dormir, resultando em uma melhor rotina de sono.
Melhora o foco
Além de proporcionar tranquilidade aos funcionários, um local de trabalho limpo transmite uma impressão positiva aos visitantes.
O orgulho de seus sistemas físicos eficientes permite que eles aumentem a confiança, melhorando assim o moral dos trabalhadores.
Locais de trabalho desorganizados tornam difícil focar claramente em tarefas, projetos e definir prioridades.
Você também pode esperar que isso afete negativamente seu bem-estar psicológico, emocional e profissional.
Reduz o estresse
Funcionários que se sentem organizados ficam menos estressados.
Estar ciente de onde tudo está localizado melhora sua eficiência e controle, o que é benéfico para sua saúde.
Melhora a postura e perspectiva
A ciência descobriu que manter uma boa postura realmente faz você se sentir mais positivo e produtivo.
Se você se sentir mais positivo em relação ao trabalho que está fazendo, é muito mais provável que você consiga trabalhar mais e mais sem se sentir esgotado.
Sendo assim, a organização contribui para melhoria da postura e, consequentemente, da perspectiva acerca do trabalho, mantendo a pessoa mais positiva.
Que tipo de mesa é melhor para a produtividade?
Se você deseja priorizar a organização e a produtividade, alguns tipos de mesa são melhores que outros.
De um modo geral, uma mesa que o ajude a manter uma boa postura também o ajudará a ser mais produtivo.
Estudos mostraram que sentar ou ficar de pé corretamente faz você se sentir mais positivo e pode ajudá-lo a trabalhar mais e por mais tempo.
Como tal, escolher uma mesa de escritório que tenha vários recursos ergonômicos é a melhor escolha nessa área.
Também é importante que você tenha espaço suficiente na mesa, independentemente do tipo de trabalho que você faz.
Se sua mesa parecer apertada ou caótica, isso pode ser muito perturbador.
Torna-se muito mais fácil perder as coisas ou ficar confuso, e definitivamente não é propício à produtividade.
Outra vantagem de ter uma mesa ergonômica para produtividade é que você pode permanecer no nível dos olhos do monitor do computador.
Ficar ao nível dos olhos é mais confortável e melhor para a sua postura, e também é melhor para a sua produtividade.
Quando você não precisa esticar o pescoço para se envolver com seu trabalho, ficar imerso e entrar em um estado de fluxo é muito mais fácil.
Organize hoje mesmo sua mesa de trabalho
Um espaço de trabalho desordenado leva a uma mente desorganizada, na maioria das vezes. Você se sentirá mais motivado para trabalhar depois de organizar a mesa do escritório e parecer mais acolhedor.
Você não terá que limpar pilhas de papéis e lixo do seu caminho para fazer seu trabalho.
Uma vez por semana, dê uma olhada completa em sua mesa para lidar com quaisquer papéis ou lixo que você perdeu, para reorganizar materiais de escritório que caíram fora de sua bandeja, pastas que foram extraviadas ou arquivos que de alguma forma foram gerenciados.
Quanto mais vezes você fizer a manutenção durante a semana, menos tempo isso levará e a organização tende a se manter sem grandes esforços.
Se você tem um escritório improvisado em sua sala de estar, um pequeno canto que foi convertido em seu escritório em casa ou simplesmente uma dessas repartições, aplique essas dicas e veja sua produtividade aumentar como nunca.
