Como organizei minha empresa em 6 passos quase mágicos
Uma pequena empresa em crescimento é como uma mina de ouro instável. O veio de ouro está na sua frente, a picareta está cantando sem parar, mas as paredes estão rugindo, tudo prestes a desabar.
O suor escorre no seu rosto.
O cansaço faz parte, você pensa. GRIND.
Golpeie a picareta enquanto eles dormem, você ouviu dizer.
Pedregulhos caem do teto no seu olho, está cada vez mais difícil continuar…
Cabe a você soltar por um momento a picareta e instalar uma estrutura de sustentação, colocar alguém para manejar a picareta e passar a buscar outro veio de ouro.
Deixe de fazer tudo
Empreender com poucos recursos é muito difícil. A maioria de nós começa basicamente sozinhos ou no máximo com um ou mais sócios. Cargo? Tudo.
E fazer tudo esgota. Também se mostra muito difícil acertar o momento de contratar os primeiros funcionários. Muito cedo e o dinheiro acaba, muito tarde e a mina pode ruir na sua cabeça.
A Kumori faz parte de uma família de algumas marcas e nós sentimos rápido a necessidade de estruturar melhor as coisas antes de continuar. Fazer o urgente todo dia cansa. E quanto tudo é urgente….nada é urgente.
Na procura por um sistema provado de estruturar a organização encontramos o EOS (Entrepreneur Operational System), do livro Traction, escrito pelo Gino Wickman.
A maioria das ferramentas deste livro você provavelmente já conhece. Não é um livro de negócios que inventa, é um livro que organiza. E faz isso MUITO bem.
Os 6 motores do seu negócio
O sistema operacional do empreendedor é composto de 6 partes. No livro o ponto de partida é a Visão.
Porém, a vida real é sempre mais complexa, e Gino sabe disso, então ele tem uma sugestão de implementação numa ordem diferente:
- Pessoas: quem faz o quê?
- Problemas: prioridades trimestrais
- Tração: reuniões mensal e trimestral
- Dados: scorecard
- Visão: valores, foco, estratégia
- Processos: o seu “jeito”
1. Responsabilidades
Se resume a entender o conceito de pessoa certa no lugar certo.
O “entregável” dessa etapa é um batido organograma de todas as posições que existem na empresa. É normal que nessa etapa de desorganização você esteja ocupando muitos quadrados e que pessoas estejam se sobrepondo em alguns deles.
A ideia é que tão logo quanto possível você saia de algumas dessas caixas e coloque as pessoas certas nelas.
2. Prioridades
90 dias passam voando. Por isso é importante sentar e entender o que será feito nesse período. Tarefas são coisas concluídas num tempo de 7 dias ou menos. Prioridades são conjuntos de tarefas, ou tarefas maiores que levam até 90 dias para conclusão.
A sugestão é limitar entre 3 e 7 prioridades globais para a empresa. Cada uma deve ter um responsável. E também deve estar claro o que significa “concluído” ao final desse período.
3. Reuniões
Reuniões podem acabar com a produtividade. Ou podem ser o motor dela. Depende de como são feitas.
Gino sugere que as reuniões semanais sejam em um horário fixo e quase sagrado (só serão alterados em caso de força maior). Que tenham uma duração fixa de 90 minutos. E uma estrutura pré-definida.
Para nós chegamos numa fórmula que funciona: 10% scorecard > 30% tarefas > 60% resolução de problemas.
4. Scorecard
Como já dito, as ferramentas do EOS são batidas. Mas a forma em que estão organizadas tem um propósito maior, que funciona. Scorecard nada mais é que acompanhamento de indicadores.
Cada indicador tem um responsável e o ideal é chegar em números que prevejam problemas antes que eles sejam óbvios e as vezes irreversíveis.
5. Visão / Tração
A Visão/Tração da sua empresa deve ser definida em uma reunião fora do escritório de pelo menos um dia completo com seu time.
Essas definições são o que costumeiramente vemos como Plano de Negócios. Qual é sua visão, valores, mercado, metas, etc. Mas ultra-condensadas em 2 páginas.
6. Processos
E por último no caminho da implementação do EOS estão os Processos. O “jeito” que sua empresa funciona.
É fundamental restringir e decupar até chegar a no máximo 7 processos principais. Também é muito importante que todos na organização conheçam ao menos os nomes de cada um deles para que no dia a dia se fale a mesma língua.
A sugestão é que sejam escritos em no máximo uma página, em formato de listas, itens ou checklists.
Funciona
É isso. EOS funciona.
Além dessas 6 ferramentas o autor traz outras para avaliação de contratações, entre outras.
Como dito, são ferramentas simples e provadas de mil maneiras. A diferença é que estão organizadas de forma coesa e global.
Recomendo ler o livro de cabo a rabo junto com sua equipe de liderança e então implementar etapa por etapa. A sua mina de ouro organizada vai produzir muito mais e de maneira mais sustentável.
Não gosta de livros de negócios?
Gino escreveu junto com Mike Paton um segundo livro em formato diferente. É uma história de ficção chamada Get a Grip.
Eileen Sharp e Vic Hightower tem uma sociedade e a empresa não é divertida como antes. Tudo é um caos, problemas de todo lado, tudo urgente, tudo prestes a desabar.
Então Eileen encontra um amigo em uma rodada de negócios, e seu amigo lhe apresenta o Traction… 😂
São pessoas de negócio escrevendo uma narrativa de ficção. Esteja avisado. Eu li, com muito custo, todo o livro.
Se você não é daquelas pessoas que consomem vigorosamente livros técnicos de negócios, como é o caso do Traction, talvez Get A Grip seja mais fácil de consumir, e com certeza irá trazer o valor imenso do EOS para sua vida profissional.
