Como organizar horários de trabalho: o seu guia definitivo!

A vida digital deixou tudo mais ágil, permitindo que as pessoas realizassem uma quantidade maior de tarefas em menor tempo. Assim, fazer gestão de tempo e pensar em estratégias sobre como organizar horários de trabalho se tornaram urgentes e necessárias.

Não é difícil encontrar pessoas que relatam fazer até dez chamadas de vídeo por dia, sem contar as trocas de e-mail e tarefas processuais que fazem parte do escopo de trabalho digitalizado que é padrão nas empresas hoje.

Fosse possível voltar alguns anos, veríamos quão diferente era o cenário: papel, memorandos, poucas reuniões presenciais em uma dinâmica de trabalho quase totalmente analógica e de ritmo um pouco mais calmo.

Vale aqui ressaltar que não há certo e errado. Mudanças acontecem e são bem-vindas, desde que não prejudiquem quem mais importa: as pessoas.

Tendo em vista a mudança que a internet e o uso da informação nos acometeu, em especial no mundo corporativo, resolvemos ajudar você, que está imerso nessa nova ordem, a se organizar melhor e conseguir encaixar tudo o que você precisa fazer em sua agenda!

Como organizar horários de trabalho home office: um destaque

Essa é uma realidade tanto para pessoas que trabalham hoje em formato presencial quanto remoto, em home office. Estes, aliás, precisam se organizar ainda mais e melhor, o que faz de certas ferramentas algo imprescindível!

Falaremos das ferramentas mais adiante, e vale aqui esse destaque: quem trabalha em regime remoto precisa conseguir gerir não apenas seus compromissos e demandas profissionais, mas também saber lidar com os chamados que a vida doméstica nos traz.

O ideal nesses casos é estipular um horário de trabalho fixo, como se estivesse mesmo no escritório, e cuidar para, por exemplo, não colocar a roupa na máquina de lavar quando você estiver trabalhando.

Mas não deixe de aproveitar os benefícios do home office: você pode, por exemplo, montar sua agenda de trabalho com intervalos que permitam a você fazer pequenas atividades em casa. Use sua flexibilidade!

Ah, e falando nisso, que tal conferir este artigo sobre decoração home office? Você vai gostar e se identificar!

Como organizar sua Google Agenda

O Google Agenda é um aplicativo/serviço de calendário online no qual é possível para o usuário inserir compromissos, eventos e gerir muitas configurações úteis no dia a dia.

Uma das grandes vantagens do Google Agenda é fazer parte do ecossistema de soluções do Google. Dessa forma, o Agenda atua de forma bastante próxima do Gmail, do Google Drive e do Google Keep, por exemplo.

Outro aspecto interessante é que você pode ter vários calendários diferentes na mesma conta. Como assim?

Explico: é possível, por exemplo, criar um calendário para compromissos de trabalho e outro para a família, por exemplo. No primeiro vão compromissos como reuniões e, no segundo, o aniversário do sobrinho. Ah, é possível também visualizar os eventos de todos os calendários ou apenas os que forem selecionados.

Vamos então entender quais as funcionalidades do Google Agenda e como podem nos ajudar a organizar o nosso trabalho?

Visualização

O Google Agenda permite a visualização em tela dos compromissso e tarefas a partir de diferentes configurações, como mês, semana e dia. Também é possível ajustar para mostrar apenas dias úteis na semana, e incluir ou não os sábados.

Adicionar Evento ou Tarefa

A ferramenta permite adicionar um evento (reunião, encontro, consulta) ou uma tarefa – algo mais próximo de uma demanda pessoal de trabalho ou atividade. Dá para escolher em qual calendário a inserção será feita.

Período e ciclos de repetição

O registro de data para o evento ou tarefa é bastante flexível no Google Agenda. É possível configurar tanto um único dia e horário (ou um dia inteiro) quanto qualquer tipo de recorrência, como toda segunda-feira ou toda terceira quinta-feira de cada mês.

Notificações

É possível também ajustar para que a plataforma avise por e-mail ou notificação (push no celular, por exemplo) sobre os eventos ou tarefas. Você pode incluir mais de uma notificação, podendo variar em semanas, dias, horas ou minutos antes do evento.

Encontrar um horário na agenda

A interface de inclusão de uma tarefa ou evento possui uma funcionalidade interessante: a de auxiliar o usuário a encontrar um “espaço” dentro da agenda, em uma aba própria para isso. Trata-se de algo muito útil para quem tem agenda cheia.

Integração com Google Meet

Essa é outra praticidade que vem de uma integração importante. Ao adicionar um evento, é possível gerar ali mesmo na interface do Google Agenda um link para reunião no Google Meet. Esse link vai por e-mail para todos os convidados, junto com a mensagem de confirmação!

Calendly: como utilizar para se organizar?

O Calendly é uma ferramenta bastante conhecida e utilizada hoje tanto pot freelancers como por empresas com muitos funcionários. Sua principal funcionalidade – a que é declarada pela plataforma – é a de gerenciar agendamento de reuniões com equipes.

À primeira vista, pode ser que essa função não seja tão atrativa para quem tem como principal desafio fazer gestão e organização de horários de trabalho. Mas, se olharmos por outro ponto de vista, o Calendly se mostrará uma ferramenta poderosa para esse tipo de demanda.

Esse aspecto se mostra com ainda mais força se você trabalha em parceria com outras pessoas em uma equipe, seja qual for a modalidade e a natureza do trabalho. Vamos entender melhor?

Seus horários de trabalho no Calendly

Em essência, o Calendly permite que você registre seus compromissos (eventos, reuniões e tarefas), ou importe do Google Agenda, por exemplo, e depois disponibilize uma página personalizada de agendamento de compromissos com você.

Na prática, o colega de trabalho terá acesso a um calendário com os seus compromissos e atividades (horários bloqueados) inseridos por você a partir de muitas opções de modelos que a plataforma oferece.

É aqui que mora o grande benefício! Você e outras pessoas interessadas conseguem adequar quaisquer tipos de novas demandas, seja em equipe ou de maneira pessoal, de maneira muito ágil e sem problemas de conflitos.

Pode não parecer, mas tornar o calendário de compromissos visível para você e para outras pessoas dessa maneira ajuda muito na organização, evitando que encaixes prejudiquem sua produtividade pessoal – e da equipe, claro.

Bullet Journal: faça do jeito que funciona para você

Mesmo com várias ferramentas disponíveis na internet para organização do tempo de trabalho (como as duas sobre as quais já falamos aqui), a realidade é que nem todo mundo se identifica com esse jeito de gerir o tempo.

Agendas, planners, virtuais ou não, são ferramentas ótimas – mas que de nada servem se você não consegue se adaptar, por exemplo, ao tipo de formatação das páginas, da organização das datas e dos itens.

Se é esse o seu caso, o Bullet Journal é para você.

Trata-se não de uma plataforma e nem uma agenda pronta: o Bullet Journal é um método de formatação e organização da informação criado por Ryder Carroll que pode ser utilizado em um caderno qualquer. Sim, aquele que está em sua gaveta e tem uma ou duas folhas rabiscadas.

Com o Bullet Journal (ou simplesmente BuJo), você poderá organizar suas atividades, manter controle de hábitos e ainda economizar muito em tempo e dinheiro (alguém falou em planners caríssimos?). 

O básico do BuJo é extremamente simples e ágil!

Há um sistema de ícones (legendas) que define o status de uma determinada entrada – pode ser uma bolinha para o que precisa ser feito, um “check” para a tarefa finalizada e uma seta para aquela que será postergada.

Também há indicação de marcadores diferenciados para tarefas, eventos e notas simples.

Outro sistema é o que chamam de “logs”, divididos em logs futuros, mensais, e diários. Há um sistema a ser seguido para construir as entradas em cada um desses logs, e é bastante interessante. Que tal vermos um vídeo explicativo feito pelo próprio criador do Bullet Journal?

Ative as legendas!

Menção honrosa: o Método Pomodoro

Pomodoro é uma técnica de gestão de tempo das mais famosas e eficientes que existem! Apesar de não se tratar estritamente de organização, fazer esse tipo de controle é fundamental para manter a agenda em dia.

A metodologia funciona da seguinte maneira: trabalhe 100% focado (sem distração nenhuma e sem exceções) por 25 minutos seguidos. Depois, descanse 5 minutos: levante da cadeira, caminhe e esvazie a mente.

Assim que terminar a pausa de 5 minutos, retorne ao trabalho focado por mais 25 minutos e repita o ciclo. Quando você terminar a sua quarta “passagem” pelo tempo de trabalho focado, descanse 15 minutos.

Depois de descansado, reinicie o ciclo.

Parece simples até demais, não é mesmo? Mas, acredite: essa técnica tem o poder de fazer caminhar aquele projeto ou atividade que custam a sair e sempre são vencidos pela procrastinação.

E o melhor é que usar a técnica Pomodoro não exige mais do que algum tipo de controle do tempo. Pode ser um celular, um cronômetro de relógio, e até mesmo aqueles timers de cozinha em formato de tomate – que, aliás, são a inspiração para o nome “Pomodoro”.

Existem até alguns aplicativos para Android e iOS que fazem essa gestão do tempo por meio do método Pomodoro. Faça uma busca e se surpreenda!

Agora que você já sabe como controlar seu horário de trabalho e até mesmo gerir o tempo para evitar procrastinação, que tal compartilhar esse conhecimento com outras pessoas? Mande o link deste artigo para os seus contatos!