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Trabalhar melhor e em menos tempo: Nove metodologias para aumentar a produtividade

Imagem ilustrativo para o texto "Trabalhar melhor e em menos tempo: Nove metodologias para aumentar a produtividade" para o blog da Kumori.

Produzir mais, melhor e em menos tempo parece uma receita um pouco impossível, não é mesmo? A conta muitas vezes simplesmente não bate!

A não ser que utilizemos uma das metodologias para aumentar a produtividade que existem hoje.

Realizar entregas profissionais com esses requisitos pode ser aquele diferencial que você precisa para conquistar uma vaga ou aquela promoção tão sonhada.

Mas não se engane: estar engajado em muitas atividades ao mesmo tempo na maioria das vezes não é trabalhar com eficiência e produtividade. Aliás, costuma ser o oposto disso!

As metodologias para aumentar a produtividade que conhecemos hoje são técnicas aplicadas por muitas empresas para amplificar a produção de times, com resultados ótimos.

Quer saber mais sobre?

Pois neste artigo você conhecerá as principais metodologias, seus conceitos e princípios, além de um adendo importante: uma verdadeira caixa de ferramentas com soluções online de produtividade para você escolher e começar a usar hoje mesmo!

Vamos juntos?

O que são as metodologias para aumentar a produtividade?

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Quando pensamos no conceito de produtividade, somos levados a acreditar naquelas soluções milagrosas que alguns gestores ainda impõem aos seus times.

Horas ininterruptas de trabalho, falta de lazer e descanso e limitações de idas ao banheiro estão entre alguns dos mais absurdos exemplos.

A despeito da (i)legalidade das medidas tomadas, fato é que aumentar a produtividade tem muito mais a ver com a maneira com que se aborda o trabalho do que receitas de comportamento social.

E, no caso, quando falamos em abordar o trabalho, estamos na verdade nos referindo às maneiras com as quais dividimos mentalmente o nosso foco.

Por incrível que possa parecer, tudo isso tem muito a ver com foco e descanso mental agindo em equilíbrio.

Pois é!

Sintetizando de maneira geral, metodologias de aumento da produtividade nos colocam em estados de fluxo de atuação – ou foco – em atividades diferentes que, juntas, formam um todo.

Este “todo” é, na real, o trabalho completo.

Isso faz mais sentido quando pensamos naquelas máximas que atestam a efetividade de se “dividir para conquistar”. No caso, tomamos demandas grandes, dividimos em pequenas tarefas e aplicamos foco em cada uma delas.

Todas as formas e metodologias para aumento de produtividade se baseiam, de uma maneira ou de outra, em princípios da ciência comportamental – é como se “hackeássemos” nossos cérebros para tirar todo o potencial de seu processamento, sem fundi-lo.

Veremos, a seguir, algumas das técnicas mais famosas para aumento de produtividade. Siga conosco!

Metodologias para aumentar a produtividade: algumas técnicas

“Produzir mais, melhor e em menos tempo” é o mote de algumas das mais famosas técnicas de aumento de produtividade e organização de times.

No fim, é exatamente isso que todas buscam, cada uma à sua maneira. Hora de desvendarmos juntos os aspectos que fazem de cada metodologia única e aplicável a um determinado contexto!

1) Batchwork

Aqui a intenção é dividir as demandas em tarefas de mesma natureza e focar em sprints monotemáticos que podem durar horas ou seguir dias de trabalho a fio.

Por exemplo, se você gerencia um blog, pode programar as segundas e terças somente para pesquisa de palavras-chave, temas e pautas. Quartas e quintas, produção de textos; e as sextas, reuniões que podem se tornar um animado happy hour – que tal?

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2) Scrum

Criado pelo piloto de aeronáutica Jeff Sutherland, a famosa metodologia Scrum tem como base a divisão do trabalho de uma equipe em ciclos de atividades curtos, ou sprints.

O acompanhamento de todo o trabalho é feito por meio de reuniões diárias, também curtas, nas quais se dá o alinhamento de todas as atividades, assegurando que todos estão no mesmo caminho.

3) Teorema de Pareto

Você já deve ter ouvido que “20% das causas são responsáveis por 80% dos resultados”, não é mesmo?

Esse é o também famoso Teorema de Pareto, ou simplesmente “80/20”.

Quando pensado sob a ótica da produtividade, Pareto pode contribuir no sentido de nos fazer pensar sobre quais são as atividades com maior grau de prioridade (os 20%), dentro de um escopo maior de trabalho, que trarão os melhores e mais impactantes resultados (os 80%).

4) Kanban

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Também bastante difundido, o Kanban é hoje base para uma infinidade de outras técnicas e plataformas de organização de tarefas e de agenda.

Segundo o Kanban, basta dividir as tarefas em três colunas, de preferência visualmente representadas: “A fazer”, “Fazendo” e “Concluído”.

Parece pouco, mas ter a visão geral do trabalho pode dar uma ampla ideia das pendências e do tempo que se leva para realizar cada atividade.

5) Matriz de Eisenhower

Criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, a matriz tem seu funcionamento bastante análogo ao do Kanban. Só que, neste caso, ao invés de colunas, utilizamos quadrantes de uma matriz.

Assim, os campos da Matriz de Eisenhower são divididos entre quadro demandas: imediatas, agendadas, delegadas e eliminadas.

Essa classificação também ajuda a visualizar o grande escopo do trabalho, incluindo a possibilidade de delegação de tarefas.

6) Metas SMART

Organizar o trabalho e melhorar a produtividade também tem a ver com a gestão inteligente de metas – e é exatamente isso que a técnica SMART se propõe a fazer.

De acordo com essa metodologia, uma meta deve possuir atributos bastante claros para que deva existir e se tornar algo a ser feito – ou seja, entrar na fila de execução.

Esses atributos são: (S)pecific – Específica; (M)easurable – Mensurável; (A)ttainable – Alcançável; (R)elevant – Relevante; e (T)ime-based – Ter um prazo de realização.

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7) Metodologia GTD

Dentre muitos conceitos criados pelo idealizador dessa metodologia, David Allen, a técnica GTD (“Getting Things Done”) é a que melhor sintetiza o que pensa o autor.

Dentre os princípios estão começar sempre pelo mais fácil e, para esvaziar (e não sobrecarregar) o cérebro, tomar nota de tudo em um caderno ou dispositivo eletrônico confiável.

Outra premissa interessante é coletar ideias e pensamentos, anotar tudo e classificar nas áreas da vida (hobbies, casa, trabalho). 

8) Técnica Pomodoro

Este é um método de gestão de tempo, ideal para quem curte uma procrastinação pesada e que sofre com distrações com redes sociais e outras tentações digitais do mundo moderno.

A premissa é simples: trabalho focado em blocos de 25 minutos, com períodos de descanso de 5 e de 15 minutos, que se alternam em 3 para 1.

No fim, teremos 1h40 de trabalho focado e 30 minutos de descanso, mais do que suficientes para relaxar e desopilar.

9) Não quebre a corrente!

É isso mesmo: não quebre a corrente! Essa é uma técnica que melhor se encaixaria como “mote”, pois é de simplicidade extrema.

Criada pelo humorista estadunidense Jerry Seinfeld, o “Don’t break the chain!” é um alerta para que você não deixe de fazer as coisas, até que elas se tornem um hábito e passem a não ser mais um peso na rotina.

Metodologias para aumentar a produtividade: algumas ferramentas úteis

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As metodologias são, de fato, bastante relevantes em uma reflexão sobre o que pode ser feito para melhorar a produtividade – e, melhor, muita coisa boa pode sair disso. 

Mas, e quanto à prática?

Pensando nisso, seguimos com mais uma lista – dessa vez, de ferramentas online que podem ajudar você a colocar em prática sua metodologia (ou metodologias, por que não?) preferida.

Olha só:

Trello

O Trello é simples. Você tem quadros, e dentro dos quadros, crie quantas colunas quiser. Dentro das colunas, crie e mova cards da maneira que preferir.

Os cards são extremamente configuráveis, podendo conter texto, imagem, listas, arquivos, links e um universo de funcionalidades suportado por uma comunidade de desenvolvedores.

Sim, o Trello vale muito a pena!

A ferramenta possui versão gratuita eterna, com recursos limitados, e uma versão paga, com tudo liberado.

Google Drive

Não há como pensar em armazenamento em nuvem mais democrático do que o Google Drive. Basta ter um Gmail, e pronto: tenha arquivos de texto, planilhas, apresentações, questionários, tudo acessível de qualquer aparelho.

E o melhor de tudo: os arquivos são facilmente integrados com muitas outras plataformas, incluindo o Trello, da qual acabamos de falar.

Sempre gratuito.

Tomato Timer

Gostou da técnica Pomodoro? Então vai adorar o Tomato Timer, site que permite controlar seus ciclos de pomodoro online. Além da configuração padrão da técnica, é possível adicionar sons e notificações no Desktop.

Também é possível alterar o tempo de cada etapa – ou seja, você pode aumentar o tempo de um ciclo de trabalho para 30 minutos, ou então diminuir o tempo da pausa longa.

Gratuito!

Pocket

Salvar links para leitura ou referência posteriores é algo que fazemos o tempo todo – e o tempo todo perdemos esses links. O que fazer quando a função de favoritos do navegador não é mais suficiente?

É aqui que entra o Pocket, ferramenta extremamente útil para você “pescar” todo tipo de link com que você se deparar ao longo do expediente, para ler depois, a qualquer hora. Tudo muito fácil e rápido.

E também grátis!

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Finalizando: aumentar a produtividade não significa trabalhar mais

Esperamos que você tenha gostado do artigo e de nossas dicas! Ah, e que também tenha se atentado a um recado importante: ser produtivo não significa trabalhar até adoecer.

Mas, sim, significa encarar o trabalho com racionalidade, eficiência e com um olhar para sua própria qualidade de vida.

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